Das Recht auf Einsicht in die Personalakte

Das Bundesdatenschutzgesetz regelt, welche Daten der Arbeitgeber erheben und aufbewahren darf. Laut Paragraph 32 müssen die Unterlagen in der Personalakte dabei zwingend einen Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis haben. Unterlagen zu privaten Angelegenheiten zu sammeln, ist somit untersagt. Die Personalakte ist vor dem unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen und ihr Inhalt streng vertraulich zu behandeln.

Wer bekommt Einsicht in die Akte?

Die Einsicht in Personalakten ist Betriebsfremden verboten. Kollegen muss der Zugang zu den Daten (auch in digitaler Form) verwehrt sein. Sie dürfen auch nicht von Dritten, zum Beispiel Vorgesetzten, Informationen über die Inhalte fremder Personalakten erhalten.

Der Kreis der Zugriffsberechtigten soll so klein wie möglich gehalten werden. Auch Mitarbeiter der Personalabteilung haben nur im Rahmen ihrer Tätigkeit im erforderlichen Umfang Zugang zu den Akten. Vollständig einsehen dürfen die Personalakte nur der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer selbst.

Darf ein Anwalt die Personalakte einsehen?

Vor dem Hintergrund eines Streitfalls oder einer arbeitsrechtlichen Maßnahme haben viele Arbeitnehmer den Wunsch, die Personalakte in Begleitung eines Rechtsanwalts einzusehen. Darauf haben sie jedoch nur einen Anspruch, wenn der Arbeitgeber die Erstellung von Kopien aus der Personalakte ablehnt. Dazu ist er berechtigt. Wenn er es allerdings zulässt, dass die Daten kopiert werden, darf er nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts die anwaltliche Begleitung beim Sichten der Originale ablehnen (9 AZR 791/14).