Rechnung schreiben? Aber bitte rechtskonform

Sie wollen auf Nummer sicher gehen? Nutzen Sie eine Rechnungsvorlage für das Schreiben Ihrer Rechnungen, mit der Sie alle erforderlichen Formalitäten einhalten.

Rechnung schreiben – darauf sollten Sie achten

§ 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gibt vor, welche Angaben eine Rechnung über einen Betrag von mehr als 250 Euro zwingend enthalten muss:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der Lieferungen oder Leistungen
• Mengenangabe oder Stückzahl
• Einzelpreise oder Gesamtpreise
• erhobener Steuersatz (Umsatzsteuer)
• Steuerbetrag
• Rechnungsbetrag
• Zahlungsziel

Die Vorgaben gelten für alle Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler, die zur Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtet sind. Dementsprechend sollte eine erstellte Rechnungsvorlage unbedingt auf Korrektheit und besonders Vollständigkeit geprüft werden, um rechtliche Folgen für Sie und Ihr Unternehmen zu verhindern.

Alles darüber hinaus ist freiwilliger Natur - Zusätzlich zu diesen Pflichtangaben können Sie der Rechnung weitere Angaben hinzufügen, wie zum Beispiel Ihre Bankverbindung, die geltenden AGB oder die Zahlungsbedingungen.

Warum sind korrekte Rechnungen wichtig?

Rechnungen sind ein wichtiges Dokument für die Abwicklung von Geschäftsbeziehungen. Sie dienen als Grundlage der Zahlungsabwicklung, der Buchführung und steuerrechtlicher Vorgänge. Inkorrekte Rechnungen können ein Unternehmen schnell in Schwierigkeiten bringen: Seitens der Kunden sind Zahlungsverzögerungen bis zur Abklärung unklarer Modalitäten möglich, das Finanzamt kann mit erheblichen Steuernachforderungen an Sie herantreten. Im ungünstigsten Fall bringen falsch erstellte Rechnungen einen Unternehmer vor Gericht.

Nur selten haben Firmen die Absicht, ihre Kunden oder das Finanzamt zu täuschen; vielmehr sind inkorrekte Rechnungen die Folge mangelnder Sorgfalt oder unzureichenden Fachwissens. Deshalb laufen hauptsächlich Jungunternehmer Gefahr, dass ihnen Fehler bei der Rechnungsstellung unterlaufen. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, sich entweder eigenständig sehr intensiv mit der Thematik auseinanderzusetzen, oder im besten Fall einen Experten zu Rate zu ziehen. Der Steuerberater kann dabei beispielsweise eine große Hilfe sein. Wer ganz auf Nummer sicher gehen will, kann das Rechnungsformular von einem Anwalt prüfen lassen.

Nachfolgend finden Sie Erklärungen zu den wichtigsten Vorgaben, die sich aus § 14 UStG ergeben.

Rechnung richtig schreiben  – das bedeuten die Vorschriften des § 14 UStG im Detail

Die Namen und Anschriften des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers müssen eindeutig sein. Rechtsgültig ist jede Art von Anschrift, wenn die beteiligten Parteien unter dieser erreichbar sind.

Ihre Steuernummer benötigen Sie bei jeder Steuererklärung. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geben Sie stets an, wenn Sie Ihre Vorsteuer ans Finanzamt abführen. Liegen Ihnen die Nummern nicht vor, erhalten Sie diese auf Anfrage vom Bundeszentralamt für Steuern.

Mit der fortlaufenden Rechnungsnummer stellen Sie sicher, dass die von Ihnen erstellte Rechnung einmalig ist. Die Bildung verschiedener separater Nummernkreise ist zulässig, um zeitlich, geografisch oder organisatorisch voneinander abgegrenzte Bereiche kenntlich zu machen.

Das Rechnungsdatum ist nicht zwangsläufig mit dem Lieferdatum gleichzusetzen. Ersteres entspricht dem Tag, an dem Ihr Unternehmen die Rechnung erstellt hat, zweiteres dem Datum, an dem Sie den Kunden beliefert oder ihm eine Leistung erbracht haben.

Jedes Rechnungsdokument muss detaillierte und, wenn dies möglich ist, quantitative Angaben darüber enthalten, welche Lieferungen oder Leistungen Sie getätigt haben. Ungenaue oder fehlende Beschreibungen und unklare Posten können dazu führen, dass Ihr Kunde nicht weiß, wofür er Sie bezahlen soll, wodurch sich Zahlungsverzögerungen und Rechtsstreitigkeiten ergeben können. Verwenden Sie deshalb eindeutige Begriffe und geben Sie so viele Informationen wie möglich an.

Der Steuersatz weist die fällige Umsatzsteuer aus. In Deutschland gibt es derzeit zwei Steuersätze: 7 % und 19 %. Der Steuerbetrag ist der Anteil der Umsatzsteuer am Gesamtbetrag, den Sie dem Kunden in Rechnung stellen. Den Betrag ermitteln Sie, indem Sie die Höhe des Steuersatzes mit dem Entgelt für Ihre Lieferungen und Leistungen multiplizieren.

Der Rechnungsbetrag ist die Summe aus Ihren Forderungen und dem Steuerbetrag.

Das Zahlungsziel ist die in Tagen angegebene Frist, innerhalb derer der Rechnungsempfänger den geforderten Betrag bezahlen muss. Haben Sie diese Angabe vergessen, ist der Empfänger Ihrer Lieferungen und Leistungen trotzdem zur Zahlung verpflichtet: In diesen Fällen gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Definieren Sie das Zahlungsziel klar, damit der Rechnungsempfänger weiß, ob das Rechnungsdatum oder der Erhalt der Rechnung für ihn maßgeblich ist. Vermeiden Sie es, aus Kulanzgründen zu lange Zahlungsziele anzugeben, da dies zu Liquiditätsproblemen für Ihr Unternehmen führen kann.

Stellen Sie im Einzelfall sicher, dass die von Ihnen gestellte Frist angemessen ist.

Fehlende Angaben auf der Rechnung  – das kann teuer werden

Verzögerte Zahlungseingänge und unklare Rechnungsposten sind für alle Beteiligten ein Ärgernis, das sich jedoch in den meisten Fällen klären lässt.

Problematisch wird es für Unternehmen in steuerlicher Hinsicht:

Das Finanzamt kann Ihnen den Vorsteuerabzug versagen, wenn Ihre Rechnungen nicht den Vorgaben des § 14 UStG entsprechen. Gleiches gilt, wenn Sie die Umsatzsteuer falsch berechnet haben oder die Rechnungsdokumente formale Fehler wie fehlende Unterschriften enthalten.

Zusätzlich zu den steuerlichen Nachteilen drohen empfindliche Bußgelder bis zu einer Höhe von 5.000 Euro.

Welche Regelungen gelten für Rechnungen bis 250 Euro?

Rechnungen, deren Betrag unterhalb der Grenze von 250 Euro liegt, bezeichnet der Gesetzgeber als Kleinbetragsrechnungen.

Um den Verwaltungsaufwand der Unternehmen zu reduzieren, müssen diese Rechnungsdokumente nur wenige Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen
• Steuerbetrag
• Rechnungsbetrag

Vor allem, wenn Sie regelmäßig Kleinbetragsrechnungen ausstellen, lohnt es sich, Musterrechnungen zu verwenden. Diese enthalten alle erforderlichen Angaben und sind unkompliziert anpassbar.

Rechnung richtig schreiben  – diese Besonderheiten gelten bei verschiedenen Rechtsformen

In einigen Fällen können Rechnungssteller auf die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verzichten.

Dies gilt beispielsweise für gemeinnützige Organisationen, Sozialgewerkschaften und Kirchen; Vereine hingegen sind nicht grundsätzlich von der Umsatzsteuerpflicht befreit.

Der Rechnungssteller ist jedoch verpflichtet, den Grund für die fehlenden Angaben zur Umsatzsteuer zu nennen.

Sonderfall Kleinunternehmer

Das Umsatzsteuergesetz definiert Kleinunternehmer als Unternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr einen Betrag von 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich eine Summe von 50.000 Euro nicht überschreiten wird.

Erfüllen Sie diese Bedingungen, können Sie darauf verzichten, die Umsatzsteuer auf Ihre Einnahmen zu erheben, sodass Sie diese nicht an das Finanzamt abführen müssen.

Ihre Rechnung müssen Sie in diesem Fall mit dem Hinweis "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG" versehen.

Weitere Abweichungen im Vergleich zu umsatzsteuerpflichtigen Firmen bestehen nicht.

Was tun bei einer fehlerhaften Rechnung?

Überprüfen Sie Ihre Rechnung sorgfältig, bevor Sie diese an Ihre Kunden senden. Stellen Sie fest, dass das Dokument falsche oder fehlende Angaben beinhaltet, müssen Sie eine Korrektur vornehmen. Die korrigierte Zahlungsaufforderung senden Sie dem Kunden zu. Alternativ erstellen Sie eine Stornorechnung, auf die eine neue Rechnung folgt. Die Korrektur muss innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist erfolgen, die in der Regel bei drei Jahren liegt.

Wenn ein Unternehmen seine Rechnungen zu häufig korrigieren muss, kann dies bei Kunden den Eindruck der Unprofessionalität erwecken.

Fazit – falsche Rechnungen kosten viel Geld

Rechnungen müssen stets die im Umsatzsteuergesetz genannten Pflichtangaben enthalten, für einige Rechtsformen gelten gesonderte Regelungen. Fehlende Angaben können zu Rechtsstreitigkeiten führen und empfindliche steuerliche Nachteile mit sich bringen. Um Unannehmlichkeiten durch fehlerhafte Rechnungen zu vermeiden, empfehlen sich anpassbare Rechnungsvorlagen.